Le pilotage de projet industriel implique l’implémentation d’une série de bonnes pratiques, afin d’assurer la réussite du projet.

Qu’est-ce qu’un projet ?

Un projet est un travail unique, complexe et non répétitif, auquel sont liées des contraintes de temps, de budget, de ressources et de spécifications destinées à répondre aux besoins d’un client.

Cela signifie donc qu’il ne s’agit pas d’un travail quotidien et répétitif, comme peut l’être la production en série par exemple, ni d’une réalisation technique sans contrainte.

Aujourd’hui, le projet industriel est marqué par un contexte de plus en plus concurrentiel, dans lequel s’insèrent des acteurs low cost, et où le rapport qualité / prix des prestations est une exigence fondamentale.

Un projet, c’est aussi 80% de préparation et donc de réflexion avancée en amont, et la nécessité d’une vigilance de chaque instant. Aucune phase d’un projet n’est plus facile qu’une autre et, même avec de la marge (technique, économique ou au niveau du planning), des aléas peuvent survenir. Les 1ères étapes sont d’autant plus importantes que la marge de manoeuvre diminue au fur et à mesure que le projet avance.

Les 8 facteurs clés de succès d’un projet industriel

● Bien identifier le besoin, que ce soit un client interne ou externe.
● Définir le plan : cadencer le projet en le découpant en phases.
● Établir les règles du jeu : qui fait quoi ? Quelle est la répartition des responsabilités ?
● Impliquer les ressources sur le projet et les faire travailler ensemble. C’est l’une des missions essentielles du Chef de projet : faire coopérer des personnes d’horizons divers et des métiers pluridisciplinaires.
● Piloter le projet, comme on pilote un avion ou un bateau… avec la surveillance de la trajectoire et une action corrective au fur et à mesure que le projet avance, afin de bien garder le cap.
● Gérer les risques.
● Communiquer avec son client.
● S’assurer du soutien de la hiérarchie.

Comment ces facteurs clés de succès se traduisent-ils à différentes étapes du projet ?

La 1ère étape consiste à recueillir le besoin client pour satisfaire tous les acteurs. Cela implique d’interviewer le donneur d’ordres, mais aussi la fonction méthode, la production, le marketing… pour avoir une vision globale sur le projet.
Il faut aussi analyser le marché existant. Quels sont les services et produits déjà présents chez ce client, mais aussi chez ses concurrents? Il est aussi important d’identifier les objectifs du projet : s’agit-il d’un renouvellement d’une gamme ou d’un nouveau produit pour conquérir de nouveaux marchés ?
Cette approche permet de cerner tous les besoins, y compris ceux qui n’ont pas été exprimés.

La formalisation du besoin du client

Dans la plupart des cas, il faut aider ce dernier à bien décrire son besoin, le reformuler en grandeurs physiques modélisables par l’ingénieur et permettant de consolider le cahier des charges.
Nous cherchons alors à répondre avec le “juste nécessaire”, une hiérarchie des exigences claire et la description précise des données d’entrée client et hypothèses (toutes ne pourront être retenues), des travaux à réaliser (lotissement), ainsi que des livrables à prévoir (de la CAO, des plans, des prototypes, des pièces produites en série…). Un point important pour le bon déroulement d’un projet est aussi de fixer ce qui n’est pas inclus dans l’offre.

 

© Groupe AMETRA – la convergence projet. Les hypothèses écartées peuvent servir à alimenter le dossier de justification de la conception

 

Une fois le besoin cadré, on peut se fixer un budget étude, un prix de revient, de qualité attendue, des délais pour que la technique s’inscrive bien dans les contraintes de l’entreprise. Cela inclut aussi d’anticiper les éventuelles pénalités de retard sur des marchés publics, et d’analyser les clauses contractuelles liées au projet (garantie sur les études ou la fabrication, etc.).

La mise en place d’une bonne organisation

Qui décide ? Qui réalise? La répartition des responsabilités en interne (chef de projet, projeteurs, fonction planning…) comme en externe (chef de projet client/donneur d’ordre, acheteur, juriste…) permet de bien piloter un projet industriel. C’est aussi l’occasion d’organiser les relations avec les tiers que sont les fournisseurs, les organismes de contrôle. L’étape est d’autant plus importante que la chaîne de valeur peut être très longue pour certains projets.

 

La matrice RASCI : chacun sait à quel niveau il intervient et pour quelle tâche

 

L’identification des moyens et la planification du projet

De quels outils nomades (PC portables, etc.) a-t-on besoin ? Les données clients sont-elles facilement accessibles ? De quelles compétences métiers avons-nous besoin ? Identifier ces moyens humains et matériels permet d’assurer de bonnes bases au projet.

Pour la partie planification, on utilise un processus de découpe du projet en lots de travaux (Work Breakdown Structure). De plus, la mise en place de jalons et une bonne communication avec le client ou le donneur d’ordre permettent d’éviter l’effet tunnel.

 

Exemple de WBS type pour les 3 premiers niveaux d’un système aéronautique – By US gov (US gov) [Public domain], via Wikimedia Commons

 

La phase de développement, au coeur du projet

Le développement comprend plusieurs étapes :
● Architecture, design, conception détaillée et nomenclature produit;
● Prototypes, validation : adaptation du niveau de représentativité du prototype à l’objectif de l’essai. Penser à la mutualisation des supports d’essai (prototype pour plusieurs essais, banc modifiable) afin de gagner en temps et en argent;
● Approvisionnement des composants;
● Réalisation des pièces;
● Fin de vie, recyclage du produit;
● Capitalisation et retour d’expérience;

Dans l’industrie, on utilise beaucoup le cycle en V. On décompose également le projet en différentes étapes, sur le modèle suivant :

 

© Groupe AMETRA, étapes de l’ingénierie produit

 

Anticiper la gestion des risques

Le pilotage d’un projet industriel implique aussi de bien gérer les risques. En fonction des contraintes que l’on connaît (coût, qualité, planning), il faut établir un plan de maîtrise des risques identifiés et réaliser un arbitrage entre ces différents éléments.

Les bonnes pratiques du chef de projet

Le pilotage

Piloter le projet efficacement passe par un suivi régulier de ses indicateurs et un tableau de bord géré à l’aide des outils bureautiques.
Ce suivi est important, car un planning non respecté entraîne des surcoûts potentiellement importants (dépassement de temps x taux horaire des ressources).
Ce pilotage implique aussi une priorisation des actions, car on a rarement le temps de tout faire de manière exhaustive.
Sur le plan des rencontres, il est nécessaire de formaliser les échanges, en produisant par exemple un compte-rendu unique le lendemain d’une réunion avec un client ou fournisseur, afin d’éviter que tout le monde ait des notes personnelles différentes dans le coin d’un cahier…

Enfin, le chef de projet veille à tracer et valider les écarts par rapport au contrat initial tout au long de la vie du projet.

Suivi régulier du RAF : Reste à Faire

Le RAF désigne l’ensemble des tâches à effectuer jusqu’à l’achèvement du projet, à un instant donné. Il est mesuré en fonction de l’avancement physique des tâches, c’est-à-dire de ce qui a déjà été fait.
Attention toutefois de ne pas le calculer en effectuant une soustraction entre l’estimé et le consommé, car les performances passées ne préjugent pas des futures : la vitesse de travail peut accélérer ou ralentir.

Vous pouvez voir un exemple de la gestion du RAF en mode post it en Obeya (qui trouve son origine chez Toyota) dans cette séquence de notre webinar YouTube.

Cela permet de générer régulièrement une “photo” à instant T du projet, afin de comparer la richesse produite et le coût du projet par rapport à ce qui avait été planifié.

Transparence, leadership et équilibre

La transparence avec le client consiste notamment à faire valider les orientations techniques en amont, afin d’éviter des remises en cause tardives. Il faut aussi faire remonter les difficultés quand elles se présentent et ne pas cacher les problèmes.
Le chef de projet doit aussi faire preuve de leadership, en fédérant son équipe de techniciens, d’acheteurs, d’ingénieurs et autres contributeurs au projet, tout en donnant à tous un bon niveau d’information.
Enfin, l’équilibre porte sur la recherche du meilleur compromis entre le budget disponible, la technique, les exigences de planning et la compétence des ressources… mais aussi entre la satisfaction du client et la rentabilité du projet pour sa propre entreprise !

Christophe

Visionnez l’ensemble du webinar sur notre chaîne YouTube et découvrez le Groupe AMETRA sur le site officiel.

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